Podemos definir o Backup como uma cópia de segurança. Realizá-lo significa fazer um clone de seus arquivos e dados e salvá-los em um dispositivo de armazenamento seguro para que seja possível a restauração em caso da perda dos dados originais.

Ignorar a necessidade deste procedimento é um erro muito comum em empresas de portes diversos. Alguns dos principais motivos são a crença de que não há necessidade pois o volume de dados é pequeno, a visão do backup como um desperdício de tempo, a falta de uma gestão estratégica da estrutura de tecnologia da empresa e a falsa noção de que os dados estão seguros por estarem armazenados em suas máquinas pessoais.

Não, seus dados não estão seguros!

Infelizmente não existem equipamentos à prova de falhas e inúmeras situações podem ocasionar a perda de dados preciosos para a sua empresa. Alguns exemplos são ocorrências no ambiente que danificam a máquina que guarda os arquivos, pane ou roubo das mesmas, falhas humanas e até mesmo ataques virtuais envolvendo criptografia de dados (ransomware).

É importante lembrar que a perda de dados pode trazer inúmeros prejuízos não apenas financeiros, mas de valor intelectual como ideias, rascunhos de projetos e metodologias, gerando danos muitas vezes imensuráveis para o negócio. Então, por que se descuidar de algo tão simples?

Quais arquivos eu devo salvar?

A primeira coisa a se decidir para realizar o backup dos seus dados é estabelecer a ordem de relevância dos arquivos. Existem ferramentas de armazenamento com enorme capacidade, mas não se deve cair na ilusão de que o espaço digital não tem fim e o valor da solução escolhida irá variar de acordo com o volume que ela poderá abrigar.

Assim, pense de forma estratégica: se você está trabalhando em um arquivo de texto, por exemplo, a versão mais atual é a que precisa ser salva, as anteriores podem ser descartadas. Ou se você é designer e fez uma campanha para uma empresa com várias peças com pequenas alterações de datas, salve apenas uma arte em formato aberto que te possibilitará adaptar o quanto for necessário.

Organização é tudo

Para organizar o backup, separe sempre os arquivos de uma maneira coesa e de fácil compreensão. Não adianta salvar tudo se não conseguir localizar na hora que precisar. Nomeie sempre de forma clara e separe por pastas referentes a clientes, temas e datas.

Como realizar o backup?

Você pode optar por usar um dispositivo móvel como um pendrive ou HD externo ou, se preferir, pode salvar seus arquivos em servidores online, o que chamamos de armazenamento em nuvem. Em geral, para usuários comuns com um volume de dados pequeno, esses recursos são suficientes, basta copiar os arquivos para o novo destino e você já possui uma cópia de segurança.

Agora, a empresa trabalha com um volume de dados de grande expressividade, é comum que se use ferramentas mais sofisticadas com sistemas que realizam as cópias de arquivos com periodicidade constante e melhor desempenho no salvamento dos dados.

É interessante ressaltar que, mesmo para as empresas pequenas, é uma grande vantagem contar com um sistema automatizado e profissional de backup. Gerenciamento de notas fiscais, controle de dados de clientes e mesmo arquivos que se refiram ao histórico de tomadas de decisão da empresa são essenciais para o desenvolvimento de uma reputação sólida e livre de erros diante de novas possibilidades de mercado.

Tipos de backup

O backup completo é o mais simples e utilizado e cria uma cópia completa dos dados. Tem como vantagem o fato de a restauração ser bem simples e com uma probabilidade menor de erro, pois é necessário apenas um arquivo para realizar a restauração. O problema é o consumo de dados necessário.

O backup incremental se caracteriza pela cópia dos dados que foram alterados desde o último backup realizado. O uso de disco diminui bastante, mas em casos de necessidade de recuperação de todo o arquivo original é necessário restaurar primeiro um backup completo e várias cópias incrementais, o que aumenta a probabilidade de erros.

Já o backup diferencial se parece muito com backup incremental, criando uma cópia dos dados que foram alterados. A diferença é que não há cópia dos arquivos modificados desde o último backup, e sim dos arquivos que mudaram desde o último backup completo. Assim, a restauração pode se dar apenas com um backup completo e um diferencial, mas o uso de espaço em disco também é maior do que na opção de backup incremental, além de possuir a possibilidade de dados duplicados.

Frequência de realização de backup

Este é um quesito que irá sofrer variação de acordo com a dinâmica de cada negócio. O ideal é pesar variantes como volume de dados que se alteram a cada dia, o peso que possuem essas alterações em caso de perda e disponibilidade de tempo e recursos para o procedimento.
Muita coisa, não é mesmo? Por isso o mais indicado é contar com uma empresa especializada de Tecnologia da Informação para te orientar ou mesmo ficar responsável pelo backup, o que te fará economizar tempo, dinheiro e garantir que o processo seja feito de forma correta e segura.